POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Introducción
Proteger la confianza de las diferentes partes interesadas de Artiq, es sinónimo, entre otras acciones, de un tratamiento de datos personales acorde con lo que establece la normatividad colombiana en materia de protección de datos personales.
Para las empresas en Colombia, la entrada en vigor de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, les ha representado cambios en la forma de operar los procesos en los cuales se realiza un tratamiento de datos personales, implementando las medidas requeridas por la Ley con el propósito de mitigar riesgos de incumplimiento, pero también de generar transparencia en la materia ante sus partes interesadas.
Para Artiq, el tratamiento que realiza a los datos personales de las diferentes partes interesadas es fundamental para el logro de los objetivos que la empresa ha establecido para mantenerse como una de las empresas más reconocidas en el sector de la venta y distribución de Maquinaría, y para la generación de nuevos servicios en beneficio de sus grupos de interés.
En esta Política de tratamiento de datos personales (en adelante, la política) se plasma el compromiso de la gerencia y todo su equipo de colaboradores para dar cumplimiento a la normatividad existente en protección de datos personales y, por ende, velar por el respeto de los derechos y libertades de los Titulares de la información.
Esta política incorpora una serie de términos derivados de la normatividad en protección de datos personales; para una mejor comprensión de esta, le sugerimos tener presente las siguientes definiciones.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Mundial de Mercancias S.A.S, identificada con NIT 9009978173 – 3 es una empresa privada que tiene como objeto social la compra, venta, distribución y importación de productos para el sector horeca; la obtención de las licencias de importación correspondientes; la introducción al país de toda clase de mercancías de este género adquiridas en el exterior y la correspondiente nacionalización de estas, recibo de mercancías de la misma naturaleza de las que comprende su objeto social, producidas por casas nacionales o extranjeras para ser distribuidas en el mercado nacional.
Los datos que permiten la identificación y localización de Mundial de mercancías s.a.s (Artiq) como Responsable del tratamiento de datos personales son:
Sede principal: Calle 25 A # 43B – 199, Medellín, Antioquia, Colombia.
Correo electrónico: pqrs@mdm.com.co
Celular: +57 313 622 9260
Sitio web: www.artiq.com.co
2.1. Deberes de Artiq como responsable del tratamiento
Los deberes que Artiq como responsable del tratamiento tiene en materia de protección de datos personales son:
Es posible que Artiq en algunas circunstancias durante el desarrollo de la actividad empresarial obtenga base de datos de terceros con información personal para realizar un tratamiento de los datos, ante lo cual, actuará como Encargado del tratamiento y realizará el tratamiento según lo definido por el Responsable del tratamiento en el contrato de transmisión de datos personales, en la política de tratamiento de datos de este, en la Ley 1581 de 2012 y en lo pertinente a la Ley 1266 de 2008.
3. Principios rectores
Artiq realizará el tratamiento a los datos personales de sus diferentes partes interesadas teniendo en cuenta los principios rectores de legalidad en el tratamiento, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, todos ellos definidos en el artículo 4 de Ley 1581 de 2012.
4. Tratamiento a los datos personales y finalidades de este
Artiq realizó el inventario de las bases de datos con información personal y el registro de estas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento del capítulo 26, Registro Nacional de Bases de Datos del Decreto Único 1074 de 2015.
El tratamiento que Artiq realiza como Responsable o a través de algún tercero, Encargado del tratamiento, a los datos personales, comprende la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de estos.
4.1. Tratamiento
4.1.1. Recolección
Artiq realiza la recolección de datos personales a través de diferentes medios, entre los que se encuentran: formularios electrónicos dispuestos en el sitio web de Artiq y en los puntos de venta a través de los computadores utilizados por las diferentes asesoras comerciales.
Entre los datos personales que Artiq recolecta del Titular para el desarrollo de su objeto empresarial están: NIT o cédula, tipo de documento, fecha de nacimiento, razón social, actividad económica, nombres y apellidos, dirección, número de teléfono, email.
4.1.2. Almacenamiento
Artiq es consciente de la importancia del almacenamiento responsable de la información personal de sus partes interesadas y del negocio, por ello ha dispuesto de mecanismos de almacenamiento internos propios. En caso de requerir del almacenamiento a través de los servicios de un proveedor, formalizará con este el contrato de transmisión de datos con el objetivo de comunicar al proveedor (Encargado del tratamiento) las finalidades del tratamiento para la información personal y las medidas de seguridad que como mínimo el Encargado deberá tener implementadas para proteger los datos personales bajo el encargo.
En caso de presentarse un almacenamiento por parte de un proveedor que se encuentre por fuera de Colombia, Artiq tomará las medidas pertinentes para asegurar razonablemente la protección de los datos de los Titulares.
4.1.3. Uso
Artiq usa los datos recolectados en concordancia con el principio de finalidad, proporcionalidad y necesidad requeridos para el cumplimiento de su objeto social. Cuando un tercero deba hacer uso de los datos personales recolectados por Artiq para realizar una labor para Artiq, actuará en calidad de Encargado del tratamiento, y deberá usar los datos teniendo presente las finalidades definidas por el Responsable, las cuales se encuentran detalladas en esta política.
4.1.4. Circulación
Artiq en el desarrollo de su objeto social establece convenios con diferentes proveedores con los cuales le es necesario compartir bases de datos con información personal o permitirles el acceso. Frente a lo anterior, Artiq ha definido el contrato de transmisión de datos personales como parte de los requisitos que deberá contener cada convenio en el cual se presente la circulación de datos personales.
4.1.5. Supresión
Artiq eliminará los datos personales una vez cumplida la finalidad para la cual se recolectaron o a solicitud del Titular, lo cual será posible siempre y cuando no exista un deber legal de conservarlos.
4.2. Finalidades
Las finalidades establecidas por Artiq para el tratamiento de los datos personales fueron identificadas durante el levantamiento del inventario de bases de datos y están definidas acorde con los propósitos y necesidades que Artiq requiere para el desarrollo de su objeto social.
Las siguientes son las principales finalidades:
• Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
Artiq informa a través de esta política los derechos que los Titulares de la información poseen frente a sus datos personales, de acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos:
Artiq ha desarrollado una serie de procedimientos internos entre los que se encuentra el de autorización para el tratamiento de datos personales. En este, se detallan los diferentes canales a través de los cuales Artiq solicita al Titular de forma libre, expresa, previa e informada la autorización para el tratamiento de los datos personales.
Cualquiera sea el medio a través del cual se estén recolectando datos personales, Artiq aporta la información necesaria para que el Titular pueda identificar al Responsable del tratamiento, conocer los datos que se están recolectando, las finalidades específicas del tratamiento, los derechos que como Titular posee frente al tratamiento de sus datos personales e información sobre donde consultar esta política de tratamiento de datos personales, en la cual podrá conocer las demás finalidades del tratamiento.
Artiq para el cumplimiento del objeto social establece convenios con diferentes partes interesadas a las cuales le es necesario compartir bases de datos con información personal. Frente a lo anterior, Artiq durante el levantamiento del inventario de datos personales, ha identificado los terceros que actúan en calidad de Encargados del tratamiento, los cuales deberán cumplir con lo definido por Artiq en esta política, en el contrato de transmisión de datos personales y con los deberes definidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
El Titular o representante y/o apoderado del Titular puede tramitar las peticiones, consultas y reclamos al oficial de datos personales de Artiq, aportando en todo momento la documentación que lo acredita como Titular o representante y/o apoderado. Los canales dispuestos por Artiq son los siguientes:
Dirección: Calle 25 A # 43B – 199, Medellín, Antioquia
Correo electrónico: pqrs@mdm.com.co
El Titular de los datos o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización a través de los siguientes procedimientos:
9.1. Procedimiento de consulta
La solicitud debe enviarse al correo pqrs@mdm.com.co o ser presentada por medio escrito en la sede principal de Artiq, ubicada en Calle 25 A # 43B – 199, Medellín, Antioquia.
La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:
adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.
“ARTICULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”. (Ley 1581 de 2012)
9.2. Procedimiento para ejercer reclamos de corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización
La solicitud debe enviarse al correo pqrs@mdm.com.co o ser presentada por
medio escrito en la sede principal de Artiq, ubicada en Calle 25 A # 43B – 199, Medellín, Antioquia.
La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:
“ARTICULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”. (Ley 1581 de 2012)
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